Tugas, Kegiatan serta Peran sekretaris !!!

Sekretaris adalah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

ü  Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.

ü  Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.

ü  Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.

Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:

Ø  Dictation.

Ø  Kalender Atasan.

Ø  Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.

Ø  Penampilan Kantor.

Ø  Menjaga Pintu.

Ø  Pekerjaan Rutin.

Ø  Laporan.dalam

Ø  Rapat.

Ø  Pengarsipan.

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerjapimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Thank you Friend, semoga bermanfaat     !!!!!!!!!!!!!!!!!