Tugas, Kegiatan serta Peran sekretaris !!!

Sekretaris adalah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

ü  Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.

ü  Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.

ü  Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.

Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:

Ø  Dictation.

Ø  Kalender Atasan.

Ø  Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.

Ø  Penampilan Kantor.

Ø  Menjaga Pintu.

Ø  Pekerjaan Rutin.

Ø  Laporan.dalam

Ø  Rapat.

Ø  Pengarsipan.

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerjapimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Thank you Friend, semoga bermanfaat     !!!!!!!!!!!!!!!!!

What is Secretary ???

Pengertian Sekretaris

Menurut asal katanya, kata sekretaris berasal dari beberapa bahasa yaitu :

1.     Dalam bahasa Latin sekretaris berasal dari kata Secretum yang berarti rahasia.

2.    Dalam bahasa Prancis sekretaris berasal dari kata Secretaire yang berarti orang yang memegang rahasia.

3.    Dalam bahasa Inggris sekretaris berasal dari kata Secretary yang berarti orang yang memegang rahasia.

Jadi, Sekretaris adalah seseorang dalam staf perusahaan yang dapat dipercaya dalam menyimpan rahasia perusahaan.

Ciri-ciri Sekretaris :

v  Memiliki pengetahuan sesuai dengan potensinya.

v  Memiliki kepribadian serta kecakapan.

v  Memiliki bekal-bekal kemampuan untuk menghadapi permasalahan dalam perusahaan.

v  Mampu memegang rahasia perusahaan.

v  Mampu melaksanakan tugas dengan baik.

v  Mempunyai rasa tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.

v  Memiliki kemauan untuk bekerja.

v  Mempunyai daya kreasi sehingga dapat berdiri sendiri.

Adapun Macam-macam dari Sekretaris yaitu :

Ø  Berdasarkan bidang kekhususan spesialis bidang

·         Sekretaris dalam bidang akuntansi (Accounting Secretary)

·         Sekretaris dalam bidang hukum (Legal Secretary)

·         Sekretaris dalam bidang teknik (Technical Secretary)

Ø  Berdasarkan Kedudukan serta golongannya

·         Sekretaris Yunior

Disebut juga sekretaris pemula yaitu sekretaris yang baru adalah sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan ketrampilan sekretaris dan belum pernah bekerja dan baru memulai kariernya sebagai sekretaris sehingga masih perlu bimbingan yang lebih ahli.

·         Sekretaris Senior

Yaitu Sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dibidangnya dan dapat melaksanakan tugas tanpa memerlukan bimbingan orang lain.

SELAMAT  MEMBACA , wockey    !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!